不論是在辦公室還是居家遠程辦公，會議的存在都是為了促進協(xié)同辦公，提升工作效率，是解決工作問題的工具。而會議組織過程中層出不窮的問題，導(dǎo)致低效甚至無效會議的產(chǎn)生，其結(jié)果與會議的本意背道而馳。

新柏石NewBest智慧辦公管理系統(tǒng)中的會議預(yù)約管理子系統(tǒng)針對現(xiàn)代辦公場景中出現(xiàn)的會議難組織、會議資源難控制、會議數(shù)據(jù)難追溯等痛點，提出了一套簡單有效的解決方案。

線上協(xié)同，省時省力

居家辦公成為很多企業(yè)的常態(tài)后，線上會議的安排更加頻繁，確認參會者時間、會前逐個提醒參會人的工作費時又費力，還會出現(xiàn)遲到、漏開等情況耽誤會議進程。

對會議組織者來說，NewWork-會議預(yù)約管理子系統(tǒng)可智能判斷所有參會人是否在預(yù)約時間內(nèi)有空，進而邀約參會人，參會人可在系統(tǒng)內(nèi)選擇“確認”or“拒絕會議”，并在會議安排成功后發(fā)送即時通知，省去會議組織者一一詢問和通知的環(huán)節(jié)，尤其對居家辦公來說，高效組織會議，極大節(jié)省遠程溝通時間成本。

對于參會人來說，系統(tǒng)將在會前提醒參會人做會議準(zhǔn)備，以確保會議準(zhǔn)時開始；會議即將結(jié)束時進行提示，方便后續(xù)工作安排。所有會議安排及詳細信息可以隨時在手機或PC端查看，即使居家辦公，也可以了解每天、每周的會議安排，做到不忘記、不遲到，讓居家辦公的會議節(jié)奏不拖沓，完成更高效。

會議預(yù)約管理子系統(tǒng)還支持多種預(yù)約入口，組織者可通過微信公眾號、釘釘、Outlook、Web管理后臺、會議預(yù)約屏等多種方式進行會議預(yù)約。對于公司的常規(guī)例會，月度會、周會等，可實現(xiàn)一次性完成預(yù)約，節(jié)省會議管理人員的大量時間，提升工作效率。

會議資源不浪費，“會議管家”巧分配

NewWork-會議預(yù)約管理子系統(tǒng)在會議預(yù)約時即可根據(jù)會議時間、設(shè)備要求及人數(shù)進行會議室篩選，系統(tǒng)將根據(jù)公司的整體會議安排自動分配合適的會議室。

聯(lián)動智能控制系統(tǒng)，可做到會前15分鐘會議室智能準(zhǔn)備，提前為參會者準(zhǔn)備好會議環(huán)境；會后自動關(guān)閉設(shè)備。人體感應(yīng)設(shè)備的加持還可以做到，會議開啟后15分鐘未感應(yīng)到人員進入，會議室將自動釋放，避免了會議資源的浪費和無端占用。

會議預(yù)約管理子系統(tǒng)搭配NewSight智能交互顯示終端，超薄金屬機身，雙目人臉識別攝像頭，搭配會議預(yù)約管理子系統(tǒng)，可快速完成即時會議預(yù)約、會議簽到、會議多媒體智能控制等操作；還可實現(xiàn)會議查詢、會議室空閑狀態(tài)實時顯示等功能，會中同步顯示會議信息，避免被無端打擾。

會議數(shù)據(jù)智能留，會議決策快準(zhǔn)優(yōu)

會議并不是雁過無痕的一次性工具，需要在復(fù)盤和記錄中不斷提升效率。因此會議過程資料、會議紀(jì)要數(shù)據(jù)就至關(guān)重要。傳統(tǒng)的非智能化的會議數(shù)據(jù)留存存在一定的弊病，包括需要大量人力資源、具有延遲性、留存不完整、不準(zhǔn)確甚至無留存等。

NewWork會議預(yù)約管理子系統(tǒng)支持會議紀(jì)要后臺上傳，會議結(jié)果、會后工作任務(wù)分配及后續(xù)跟蹤情況可隨時查看，一目了然。NewWork-會議預(yù)約管理子系統(tǒng)支持會議全流程的閉環(huán)管理，全公司會議數(shù)據(jù)實時匯總和分析，可幫助管理者對企業(yè)會議資源使用、各類會議成本、會議成果及會議效率的實時掌握。在大數(shù)據(jù)的賦能下，能夠更加快速、準(zhǔn)確、更優(yōu)的做出會議決策，杜絕無效和低效會議，降低會議成本，提升會議效率。

新柏石NewWork-會議預(yù)約管理子系統(tǒng)通過AI、loT及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)賦能，針對現(xiàn)代辦公中會議場景的痛點，提出創(chuàng)新場景解決方案，切實將數(shù)字化、智能化的前沿技術(shù)落實到細節(jié)處，成為企業(yè)貼心的“會議管家”，助力企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化、智能化升級轉(zhuǎn)型，減少辦公資源與時間的浪費，增加員工幸福感，提升辦公效率。