Boss們，復(fù)工后想知道您的員工在居家辦公期間開了多少會(huì)嗎？會(huì)議成本算過嗎？有研究表明，企業(yè)約3%的收入花費(fèi)在了會(huì)議上。封控居家辦公期間，企業(yè)幾乎所有的工作內(nèi)容都只能通過線上會(huì)議來溝通和推進(jìn)，大量的會(huì)議更是無形中提升了企業(yè)會(huì)議成本的占比，因此在追求“會(huì)議”降本增效并將其可視化這件事上，是大多數(shù)企業(yè)都想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)之一。

我們先來看看會(huì)議成本是什么？會(huì)議成本是會(huì)議投資的總和，包括費(fèi)用、時(shí)間、人力、物力。有公司發(fā)明了一個(gè)公式計(jì)算會(huì)議的成本：會(huì)議成本=2S×Q×T。其中：S是職工每小時(shí)平均工資的三倍(因?yàn)槁毠趧?dòng)產(chǎn)值一般比工資高出三倍左右);Q是參加會(huì)議的職工人數(shù);T是開會(huì)時(shí)間(以小時(shí)為單位)。

因此在時(shí)間就是金錢、效率就是生命的當(dāng)下，必須盡量縮短會(huì)議時(shí)間，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。NewBest的會(huì)議預(yù)約管理子系統(tǒng)，通過對(duì)會(huì)議預(yù)約的流程、對(duì)象、內(nèi)容、資源、數(shù)據(jù)分析等會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以為不同層級(jí)的人員提供清晰的會(huì)議把控，從而提升會(huì)議組織效率，節(jié)約會(huì)議時(shí)間和資源成本，優(yōu)化會(huì)議體驗(yàn)，提高會(huì)議效果。

高效組織會(huì)議 是節(jié)省時(shí)間成本的第一步

1.快速預(yù)約 提升會(huì)議組織效率  

居家期間，會(huì)議組織者可根據(jù)會(huì)議時(shí)間，使用內(nèi)嵌在手機(jī)微信/釘釘?shù)榷嗥脚_(tái)的NewBest智慧辦公會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)，快速發(fā)起線上會(huì)議，自主選擇會(huì)議時(shí)間、會(huì)議時(shí)長、會(huì)議對(duì)象即可完成會(huì)議邀請(qǐng)，支持在會(huì)前進(jìn)行人員新增或刪減、會(huì)議變更取消等操作。

當(dāng)然，日常在辦公室預(yù)約線下會(huì)議時(shí)，組織者在系統(tǒng)內(nèi)可實(shí)時(shí)查看所有會(huì)議室的使用狀態(tài)，預(yù)約成功后，指定會(huì)議室會(huì)自動(dòng)鎖定時(shí)間段，并在會(huì)議前數(shù)分鐘做好會(huì)議資源智能準(zhǔn)備，確保會(huì)議室使用不沖撞，設(shè)備使用清晰。

2.快速響應(yīng) 組會(huì)進(jìn)程清晰明了

參會(huì)人收到會(huì)議邀請(qǐng)后，在線同步反饋參會(huì)意愿，參會(huì)人如有多個(gè)會(huì)議撞時(shí)間系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，組織者可在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)查看會(huì)議是否能夠按時(shí)召開，省去了反復(fù)一一詢問參會(huì)人是否有時(shí)間的溝通成本，加快會(huì)議組織者的開會(huì)效率。

3.及時(shí)提醒  會(huì)議貼身管家

會(huì)前15分鐘系統(tǒng)會(huì)同步提醒所有參會(huì)人會(huì)議即將開始，請(qǐng)做好準(zhǔn)備，提高會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始的效率；根據(jù)預(yù)約的會(huì)議時(shí)間段，會(huì)議結(jié)束前5分鐘系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒所有人，可自主進(jìn)行會(huì)議延遲或提前結(jié)束，提高整場(chǎng)會(huì)議的進(jìn)行效率。

會(huì)議內(nèi)容 是保證會(huì)議效率的重要一環(huán)

1.預(yù)傳會(huì)議議程 聚焦會(huì)議重點(diǎn)

會(huì)議組織者在預(yù)約會(huì)議時(shí)，同步本次會(huì)議主要議程、項(xiàng)目背景等資料，讓參會(huì)人提前了解會(huì)議目的，需要討論哪些問題，提前準(zhǔn)備好解決方案，省去組織者開會(huì)時(shí)花費(fèi)大量時(shí)間宣講會(huì)議內(nèi)容時(shí)間，快速提高會(huì)議解決問題的效率。

2.后傳會(huì)議紀(jì)要 事事有著落

本次會(huì)議解決了什么問題，后期如何分工執(zhí)行，時(shí)間進(jìn)度安排等會(huì)議結(jié)論與分工安排，會(huì)后會(huì)議組織者或會(huì)議秘書將會(huì)議紀(jì)要在線撰寫完成后上傳至本場(chǎng)會(huì)議，所有參會(huì)人可實(shí)時(shí)更新進(jìn)度，同步推進(jìn)業(yè)務(wù)繼續(xù)前進(jìn)。

3.跨時(shí)間會(huì)議串聯(lián)  把握項(xiàng)目全周期

同一項(xiàng)目不同階段的推進(jìn)進(jìn)程，新預(yù)約的會(huì)議可以與上次會(huì)議進(jìn)行串聯(lián)，方便所有參會(huì)人及時(shí)回顧上次會(huì)議結(jié)束后各負(fù)責(zé)人的執(zhí)行分工和結(jié)果，快速把握項(xiàng)目進(jìn)度，提高會(huì)議溝通和解決問題的效率。

會(huì)議數(shù)據(jù)匯總分析  成本管理決策升級(jí)

1.重點(diǎn)項(xiàng)目關(guān)注  解決路徑全流程掌握

通過會(huì)議預(yù)約管理子系統(tǒng)的內(nèi)容管理，高層或管理員可以對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)時(shí)跟蹤，解決路徑、人員職責(zé)分工及完成情況、項(xiàng)目進(jìn)度及成果的全生命周期管理，都能夠通過大數(shù)據(jù)報(bào)表的形式導(dǎo)出和查詢，便于項(xiàng)目復(fù)盤，不斷提高工作效率。

2.會(huì)議數(shù)據(jù)匯總 會(huì)議成本一目了然

全集團(tuán)或全公司的會(huì)議數(shù)據(jù)都會(huì)一一沉淀在NewBest智慧辦公管理系統(tǒng)云平臺(tái)，管理者可以隨時(shí)調(diào)取選定時(shí)間段內(nèi)的會(huì)議大數(shù)據(jù)，如某季度或某月的會(huì)議總數(shù)，會(huì)議類型，會(huì)議時(shí)長，參會(huì)人數(shù)等，掌握會(huì)議資源使用情況，為會(huì)議成本控制提供策略。

NewBest智慧辦公管理系統(tǒng)中的會(huì)議預(yù)約管理子系統(tǒng)，通過“線上+線下”會(huì)議的多方位全流程覆蓋管理，集軟硬件系統(tǒng)于一體，為企業(yè)在降低會(huì)議成本、提供會(huì)議效率方面提供了強(qiáng)有力的支撐。